AI 자동화 도구를 활용한 스마트한 업무 관리

최근 AI 기반 자동화 도구가 많은 주목을 받고 있습니다. 특히 데이터 처리와 반복적인 작업을 자동화해 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있다는 점에서 대학교 졸업 후 다양한 업무를 맡게 될 예비 직장인과 사회 초년생들에게 큰 도움이 될 수 있습니다. 이번 글에서는 AI 자동화 도구 중 하나인 **메이크(Make)**를 중심으로, 이를 어떻게 활용해 일상 업무를 효율적으로 관리할 수 있는지에 대해 설명드리겠습니다. 더불어, GPT와 같은 AI 모델과 메이크를 결합해 어떤 작업들이 가능한지도 소개해 드리니, 새로운 자동화 기술에 관심이 있는 분들께 유익한 내용이 될 것입니다.

메이크(Make)란 무엇인가요?

메이크는 다양한 앱과 서비스를 서로 연결해 자동화 작업을 만들어 주는 도구입니다. 일상적인 반복 작업이나 많은 시간을 필요로 하는 데이터 정리 작업을 메이크를 통해 설정하면, 이후에는 메이크가 알아서 자동으로 실행해 줍니다. 예를 들어, 메이크를 이용하면 업무 이메일의 중요한 메시지를 특정 폴더에 자동으로 저장하거나, 특정 조건을 만족하는 이메일 내용을 구글 스프레드시트에 기록하는 등의 작업을 설정할 수 있습니다.

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메이크의 주요 기능

1. 다양한 서비스 연결: Gmail, 구글 스프레드시트, 노션(Notion) 등 많은 앱을 메이크와 연동하여 자동화 작업을 할 수 있습니다.
2. 반복 작업 자동화: 매일 해야 하는 반복적인 작업을 자동화하여 시간을 절약할 수 있습니다.
3. 생산성 향상: 메이크를 통해 단순 작업에서 벗어나 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

업무 이메일 자동화 사례

직장 생활을 하다 보면 업무 이메일이 쌓여 관리하기 어려운 경우가 많습니다. 이때 메이크를 이용하면, 이메일 내용을 자동으로 정리하고 중요한 이메일만 따로 저장하는 등의 작업이 가능합니다. 예를 들어, **'견적 요청'**이나 **'미팅 일정 확인'**과 관련된 이메일을 자동으로 구글 스프레드시트에 기록해두면, 필요한 정보를 손쉽게 확인할 수 있어 업무 효율이 크게 높아집니다.

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이메일 자동화의 장점

• 중요 이메일 분류: 특정 키워드를 포함한 이메일만 골라내어 별도 폴더에 저장할 수 있습니다.
• 반복 작업 감소: 매번 메일을 확인하고 분류하는 시간을 줄일 수 있습니다.
• 업무 집중도 향상: 자동화된 정리 덕분에 중요한 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

메이크 템플릿 활용법

메이크는 처음 사용자도 쉽게 사용할 수 있도록 다양한 자동화 템플릿을 제공합니다. 이러한 템플릿을 활용하면 복잡한 설정 없이도 손쉽게 자동화를 시작할 수 있습니다. 예를 들어, SNS 관리 템플릿을 사용하면 인스타그램에 올라온 댓글에 자동으로 답글을 달 수 있으며, 애플 뉴스 정보를 구글 스프레드시트로 옮기는 템플릿을 이용하면 특정 정보를 자동으로 수집해 정리할 수 있습니다.

템플릿의 장점

• 시간 절약: 반복 작업을 위한 설정을 템플릿으로 간단히 적용할 수 있습니다.
• 다양한 활용: SNS 관리, 데이터 수집, 정보 분류 등 여러 가지 업무에 맞는 템플릿이 제공됩니다.
• 초보자도 쉽게 사용: 처음 사용해보는 사람도 직관적으로 자동화를 설정할 수 있습니다.

GPT와 클로드를 활용한 AI 자동화

메이크는 단순한 데이터 이동이나 조건 설정을 넘어서 GPT와 클로드(Claude) 같은 AI 모델을 활용한 고급 자동화도 가능합니다. 예를 들어, 고객 피드백 데이터를 AI 모델에 입력하여 분석한 결과를 자동으로 노션에 기록하는 작업을 설정할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 분석과 결과 정리 과정을 자동화할 수 있으며, 더 나은 통찰력을 빠르게 얻을 수 있습니다.

AI를 활용한 자동화의 이점

• 데이터 분석 효율성: 고객 피드백, 설문조사 결과 등의 데이터를 AI가 분석하여 정리해 주므로, 수작업의 부담을 줄여줍니다.
• 실시간 결과 반영: AI를 통해 분석된 결과를 노션이나 구글 스프레드시트에 자동으로 기록하므로 실시간으로 결과를 확인할 수 있습니다.
• 더 나은 의사결정: 빠르고 정확한 데이터를 바탕으로 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.

메이크 플랜: 무료와 유료의 차이

메이크는 무료 플랜과 유료 플랜을 제공합니다. 무료 플랜을 이용하면 한 달에 1,000번 작동할 수 있으며, 최대 두 개의 시나리오를 설정할 수 있습니다. 이는 기본적인 자동화 작업을 체험해 보고 자신의 업무에 유용한지 확인하기에 충분한 용량입니다. 유료 플랜은 더 많은 작동 횟수를 제공하며, 시나리오 설정도 무제한으로 할 수 있습니다. 또한 타이머 기능이 더 짧은 간격으로 작동해 빠른 자동화 처리가 가능합니다.

플랜 비교

• 무료 플랜: 한 달 1,000번 작동, 2개의 시나리오 설정 가능, 15분마다 자동화 작동.
• 유료 플랜: 무제한 시나리오 설정, 더 많은 작동 횟수, 1분 간격으로 자동화 작동 가능.

노션과 메이크 연결하기

메이크는 노션과도 쉽게 연동됩니다. 노션을 통해 데이터베이스를 관리하면서, 메이크를 통해 그 데이터베이스에 데이터를 자동으로 입력하거나 업데이트할 수 있습니다. 예를 들어, VOC(Voice of Customer) 분석 업무를 메이크와 노션을 연결해 자동화할 수 있습니다.

노션과 연결하여 자동화하는 과정

1. 시나리오 생성: 메이크에서 '크리에이터 뉴 시나리오'를 클릭해 새 시나리오를 만듭니다.
2. 트리거 설정: 첫 번째 노드에서 사용할 앱을 선택하고, 노션의 데이터베이스 아이템을 트리거로 설정합니다.
3. API 연결: 퍼블릭 로그인 또는 API 키를 사용해 노션과 메이크를 연결합니다.

클로드 API 설정

노션과 메이크를 연결한 후, 클로드와 같은 AI 모델을 통해 자동 분석 작업을 진행할 수도 있습니다. 이때 필요한 것이 바로 API 설정입니다. 클로드 API 키를 발급받아 메이크에 입력하면, 클로드가 데이터를 분석해 그 결과를 노션에 자동으로 기록해 줍니다.

API 설정 방법

1. API 키 발급: 클로드의 API 키는 엔트로피 콘솔에서 발급할 수 있으며, 발급 후 안전하게 보관합니다.
2. 모델 설정: 클로드 모델 중 최신 버전(예: 3.5)을 선택하고, 필요한 토큰 수를 설정합니다.
3. 프롬프트 설정: 메이크의 첫 번째 메시지 역할을 '유저'로 설정하고, 클로드에게 분석할 데이터를 입력합니다.

AI 분석 결과를 노션에 자동 저장하기

클로드를 통해 분석된 데이터를 노션에 자동으로 저장할 수 있습니다. 예를 들어, 클로드가 고객 피드백을 분석해 주면, 그 결과가 노션의 특정 칸에 자동으로 작성되고, 상태가 '분석 완료'로 변경되는 방식입니다. 이러한 과정을 통해 VOC 분석이 자동화되고, 이를 실시간으로 확인할 수 있습니다.

자동 저장 과정

1. 분석 결과 작성: 클로드가 분석한 데이터를 노션에 자동으로 기록하도록 설정합니다.
2. 업데이트 설정: 노션의 특정 칸에 데이터가 작성되면 상태가 자동으로 '분석 완료'로 변경됩니다.
3. 결과 확인: 노션에서 분석 결과가 업데이트된 것을 확인해 데이터를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

메이크 사용 요약

메이크를 사용하면 다양한 업무 자동화를 통해 반복 작업에서 벗어나 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. API를 통해 각종 서비스와 데이터를 연동하고, 필요한 작업을 자동으로 수행할 수 있는 템플릿도 활용할 수 있습니다. 특히, GPT와 클로드와 같은 AI 모델을 결합하여 데이터 분석과 결과 정리를 자동화할 수 있어 생산성이 한층 더 높아집니다.

주요 요점 요약

• 메이크 기능: 다양한 앱과 연동하여 업무 자동화를 쉽게 설정할 수 있습니다.
• 이메일 및 데이터 관리: 메이크를 통해 중요한 이메일이나 데이터를 자동으로 정리해 생산성을 높입니다.
• AI 모델 활용: GPT와 클로드 같은 AI를 결합해 데이터 분석 결과를 자동으로 저장하고 관리할 수 있습니다.
• 플랜 선택: 무료 플랜과 유료 플랜이 있으며, 업무량에 따라 선택할 수 있습니다.

결론: 메이크를 통한 스마트한 업무 관리

대학을 갓 졸업하고 직장 생활을 시작하는 여러분에게 메이크와 같은 자동화 도구는 매우 유용한 도구가 될 수 있습니다. 특히, 반복적인 작업을 줄이고 더 중요한 업무에 집중하고 싶다면 메이크의 기능을 적극 활용해 보세요. AI와 결합된 자동화 시스템을 통해 스마트하게 업무를 관리하고, 효율성을 극대화할 수 있습니다.

 

 

 

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